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會議簽到

時間:2019-07-03來源:慧美停車場系統作者:慧美企業一卡通點擊:

會議簽到一直以來都是活動現場管理的重中之重,在新互聯網時代,用紙筆這種傳統的方式會影響簽到效率,同時反映出活動品牌主辦方的守舊性;細致的簽到一方面保證現場的安全,另一方面是收集參與者信息。傳統的簽到方式要么花費大量的人力物力,要么直接放棄了簽到的速度。如果要兼顧各方目的,就需要用新的簽到方式:慧美會議簽到系統。

會議簽到系統說明

1、會前預備子系統

管理計算機內保存有可能與會所有人員的個人檔案:編號、姓名、身份證號、單位、職位、近照等,這些資料在第一次安裝系統后一次性錄入,再有人員增減時,可在系統維護時修改。每次會議舉行前,會議工作人員應提前將與會領導及各位需要參加此次會議的人員資料輸入管理計算機,以便為人員發卡。對本次會議與會的領導、特別人員和較少參加會議的人員,應提前檢查資料是否存在。

2、會議卡發卡子系統

發卡子系統進行發卡操作時可分為預先發卡和即時發卡。

在會前按照與會人員名單進行發卡,之后即可將卡片由相關的機構下發,該方式可處理大多數除請假等特殊原因之外的情況。

已收到會議卡的與會人員到達會場后,直接在會議簽到器前刷卡即可完成簽到操作。由于特殊原因未收到卡片或代替開會者可出示名片,或說明姓名、單位、所代替人等資料,會場工作人員依據以上資料進行補發卡。會議工作人員可根據來人提供的資料在發卡計算機內按姓名、單位等逐個查詢,也可以輸入關鍵字(例如姓氏等)快速查找,找到后,不需要再錄入資料,可直接發行會議簽到卡。此卡可以多次使用,如果經常與會的人員愿意保留的話,以后開會可以不用再發卡,使用該卡再領取本次會議出席證后即可直接簽到。也可會后將此卡留到出口處,由會議處工作人員統一回收,此卡可重復使用。另外資料在發卡計算機內未保存的,發卡計算機會自動給出一個較大編號,要求工作人員輸入其單位、姓名,并將其編號、單位、姓名輸入文不對題簽到管理計算機。

3、出席統計子系統

會議結束后,簽到管理計算機會出具出席會議人員基本信息表、會議出席報表、按時出席報表、遲到人員報表、未出席人員報表。表內容、格式都可按需要設計。

4、數據收集整理

數據自動存儲在安全的數據庫中,能以EXCEL文件格式導出,方便查看處理。

使用會議簽到系統有什么好處?

1、對于主辦方來說,可以設置網上報名,支持微信報名,方便便捷不用傳統紙質版的填寫基本信息方式,參會者還能夠在報名鏈接下面留言評論。

2、提高效率,減少人工,有需要支付功能,還能對接公司賬戶,支付費用直接到賬公賬上面。

3、提升逼格,展示專業形象,一個美觀的報名審核會議簽到系統更能提升公司的形象,使公司看起來高大上。

4、環保,少紙少墨,利用信息科技時代,減少紙質版時代的繁瑣。

5、對于主辦方來說,報名審核會議簽到提升服務質量,數據實時查看,自動統計

慧美會議簽到系統就是為了實現會議的智能簽到數據采集、數據統計和信息查詢過程自動化,會議管理自動化而開發的軟件,脫離以往的手工簽到。此技術可以應用于各種的會議場合。系統可提供會議邀約、報名購票、入場簽到、現場互動、會員管理、數據分析助您會議全流程一站式管理。

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